Negen Oy - Yritysasiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Negen Oy (y-tunnus: 2677156-7)
Tukholmankatu 8
00290 Helsinki
puh. +358 40 1493210
info@negen.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Kimmo Aro, privacy@negen.fi

3. Keitä tämä tietosuojaseloste koskee (rekisteröidyt)

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Negen Oy käsittelee sekä nykyisten että potentiaalisten yritysasiakkaidensa ja yhteistyökumppaneidensa yhteyshenkilöiden henkilötietoja asiakas- tai yhteistyösuhteen ylläpitämiseksi tai muodostamiseksi sekä markkinoinnin toteuttamiseksi. Yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöistä käytetään jäljempänä yhteistä nimitystä ”rekisteröity”.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Negen käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Asiakas- tai yhteistyökumppanisuhteen hoitaminen
  • Sopimus- ja muiden kontaktihenkilöiden ylläpito
  • Asiakas- ja kumppanipalautteen kerääminen
  • Asiakas- ja kumppanisuhteen analysointi, raportointi ja muut asiakkuuden, kumppanuuden ja Negenin liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset
  • Uusien asiakas- tai yhteistyökumppanisuhteiden muodostaminen
  • Markkinoinnin, viestinnän ja myynnin kohdentaminen, seuranta ja kehittäminen

5. Rekisterin tietosisältö

Negen kerää ja käsittelee rekisteröidyistä seuraavia henkilötietoja:

  • Nimi
  • Yhteystiedot
  • Titteli tai asema ja vastuukuvaus tai rooli yrityksessä
  • Suostumukset ja kiellot markkinointiviestintään

6. Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Negen kerää henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään, rekisteröidyn työnantajalta ja julkisista lähteistä sekä muista laillisista lähteistä (esim. Fonecta Oy:sta sekä asiakasyrityksen tai yhteistyökumppanin kotisivuilta).

7. Henkilötietojen käsittely ja luovutus

Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, joka käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja Negenin toimeksiannosta ja lukuun.

Yritysasiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin.

Henkilötietoja ei luovuteta eikä käsitellä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Negen säilyttää rekisteröidyn henkilötietoja rekisteröidyn työnantajan ja Negenin välisen asiakas- tai yhteistyösuhteen ajan tai sen ajan, kun rekisteröity on tehtävissä, jotka liittyvät asiakas- tai yhteistyösuhteen hoitamiseen tai sen ajan, jonka tiedot ovat aktiivisina löydettävissä julkisista ja muista laillisista lähteistä.

9. Henkilötietojen turvallisuuden varmistaminen

Negen huolehtii siitä, että henkilötiedot on suojattu riittävin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja käyttävät ainoastaan Negenin työntekijät tai Negenin lukuun sopimussuhteessa olevat tahot, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan Negenin ohjeita ja menettelytapoja henkilötietojen käsittelyssä. Negen myöntää käyttöoikeuksia henkilötietoihin vain nimetyille henkilöille heidän työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • Saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • Vaatia henkilötietojensa poistamista
  • Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
  • Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Negenin käsittelemät henkilötiedot
  • Vaatia epätarkan, virheellisen tai puutteellisen henkilötiedon oikaisemista tai henkilötietojen täydentämistä
  • Kieltää markkinointiviestintä

Rekisteröidyn on esitettävä edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Negen voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Negen voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Tällöin Negen esittää rekisteröidylle perusteet pyynnön epäämiselle.

11. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Negenin tietosuojavastaavaan, sähköpostitse privacy@negen.fi, Negenin toimipisteessä tai postitse osoitteeseen: Negen Oy / Tietosuoja, Tukholmankatu 8, 00290 Helsinki.

12. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Negen voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Negen pyrkii käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaakseen rekisteröidyille mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Negen kehottaa rekisteröityjä tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuaan tiedon sitä koskevista muutoksista.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 14.5.2019